Gerenciamento de Documentos do Funcionário da TerraLink: A Maneira Fácil de Reduzir Custos e Maximizar o Valor de sua Equipe de RH

Seu departamento de RH está preso entre formas manuais e digitais de trabalhar, perdendo tempo com papelada administrativa complicada e tediosa e falhando em maximizar o progresso em seus objetivos estratégicos maiores?

A pressão sobre os departamentos de RH modernos nunca foi tão grande. Seja garantindo os serviços dos melhores talentos do seu setor, desenvolvendo uma forte cultura interna com todos os funcionários ou simplesmente apoiando os funcionários de alto desempenho enquanto eles executam suas funções, a necessidade de um suporte de RH eficiente, organizado e de alta qualidade é crucial.

Mas sem os melhores sistemas implementados, mesmo as equipes de RH mais dedicadas terão dificuldades para atingir todo o seu potencial. O tempo será desperdiçado procurando manualmente os documentos dos funcionários, vasculhando os arquivos e pastas do seu escritório para encontrar as informações de que precisam. A papelada requer classificação, arquivamento e verificação cruzada com dados eletrônicos em sua solução SAP HR dedicada. Documentos incompletos e perdidos tornam-se cada vez mais difíceis de identificar. E a segurança e a confidencialidade de documentos importantes dos funcionários podem ser rapidamente comprometidas.

Um repositório para todos os documentos de RH

A solução Gerenciamento de Documentos do Funcionário da TerraLink, que se baseia na funcionalidade da plataforma OpenText™ Extended ECM, integra-se perfeitamente ao SAP® SuccessFactors®. Ela oferece acesso de 360° a todos os arquivos e informações dos funcionários, abrigando com segurança o conteúdo não estruturado dos funcionários e fornecendo amplos recursos de pesquisa em um ambiente simples e fácil de entender.

Todos os dados mestres e extratos, bem como quaisquer documentos impressos, são exibidos em uma estrutura de pastas claramente organizada – eliminando pesquisas trabalhosas e criando um departamento de RH transformado que pode desviar a maior parte de seu tempo das tarefas administrativas e se concentrar nas metas mais amplas da sua empresa.

Quais são os desafios comuns do Gerenciamento de Documentos do Funcionário?

A gestão e entrega de uma operação de RH eficiente e eficaz apresenta vários desafios. Primeiro, trabalhar com documentos em papel aumenta o risco de documentos duplicados, ausentes ou incompletos. As equipes de RH confrontadas com a perspectiva de gerar e distribuir manualmente documentos de RH também perderão horas significativas em um processo que carrega o risco inerente de mensagens inconsistentes ou de baixa qualidade.

Onde os sistemas estão instalados, eles geralmente estão desatualizados. Mantê-los, puramente na busca da continuidade dos negócios, geralmente é impraticável e caro. E com as funções de RH modernas se tornando cada vez mais complexas, aderir à conformidade regulatória nacional e internacional pode ser um processo desconcertante.

O que a solução de Gerenciamento de Documentos do Funcionário da TerraLink pode alcançar?

A solução Gerenciamento de Documentos do Funcionário da TerraLink fornece um conjunto abrangente de serviços e facilidades para departamentos de RH ocupados, reduzindo significativamente a carga de trabalho administrativo. Seu recurso de pesquisa aprimorado tem a capacidade de reduzir drasticamente o tempo gasto na busca de documentos, enquanto seus processos totalmente digitais podem reduzir os custos de armazenamento associados ao arquivamento de documentos em papel e à manutenção contínua de sistemas legados desatualizados.

Por meio da geração e envio automático de documentos e cartas, a plataforma Gerenciamento de Documentos do Funcionário também agiliza e simplifica a comunicação com funcionários, candidatos e contratados.

  • A duplicação de documentos pode ser reduzida por um fator de 20.
  • Recursos de pesquisa aprimorados proporcionam aumento da produtividade, com documentos encontrados até três vezes mais rápido.
  • Os documentos em papel podem ser totalmente substituídos, acelerando a mudança da sua organização para um local de trabalho digital.
Quais outros benefícios estão disponíveis para os usuários do Gerenciamento de Documentos do Funcionário da TerraLink?

As equipes de RH que instalaram o sistema de Gerenciamento de Documentos do Funcionário da TerraLink podem migrar rapidamente para um ambiente sem papel para todos os documentos dos funcionários. Eles podem se beneficiar de trilhas de auditoria totalmente automatizadas e controle de versão de documentos. Retenções legais podem ser colocadas em documentos essenciais. E para as equipes globais de RH, os arquivos de pessoal podem ser acessados de qualquer lugar do mundo – eliminando a necessidade de “turismo de papel”, que pode inadvertidamente levar à perda de documentos.

A experiência do usuário também foi primordial durante a construção e entrega da plataforma. A moderna interface da Web permite que os usuários naveguem naturalmente pelos documentos, enquanto as miniaturas aumentam o potencial de navegação de arquivos rápida e fácil.

A solução de Gerenciamento de Documentos do Funcionário da TerraLink também pode:

  • Garantir a conformidade regulatória automatizada identificando documentos ausentes, incompletos ou desatualizados e fornecendo relatórios totalmente personalizáveis.
  • Forneçer um repositório centralizado e seguro para documentos de funcionários que podem ser encontrados, marcados e arquivados em uma única interface que permite a recuperação rápida de todas as informações necessárias.
  • Reduzir a carga dos membros da equipe de RH permitindo que os funcionários carreguem diretamente quaisquer documentos necessários por meio de um portal de autoatendimento que oferece acesso móvel.
  • Produzir rapidamente cartas de oferta, contratos de trabalho, planos de remuneração e muito mais com base em modelos predefinidos.

Por que escolher a TerraLink para seu Sistema de Gerenciamento de Documentos do Funcionário?

Por mais de 25 anos, ajudamos organizações em todo o mundo a implementar soluções corporativas de TI focadas em estabilidade, escalabilidade e inovação. Concluímos mais de 150 grandes projetos de ECM em sete países em três continentes, dando-nos uma perspectiva internacional e permitindo-nos determinar rapidamente a solução ideal para atender às suas circunstâncias.

Mais de 200.000 usuários globais se beneficiam das soluções TerraLink ECM

Uma equipe de mais de 200 profissionais qualificados está pronta para implementar sua solução

O membro médio da equipe TerraLink tem 11,4 anos de experiência

A TerraLink é parceira Platinum OpenText™ desde 2009

Nosso portfólio inclui implementações na nuvem e no local

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