PORTAIS CORPORATIVOS E AUTOMAÇÃO DE NEGÓCIOS

Principais benfeitores

Solução intersetorial para departamentos financeiros

Você precisa desta solução, se:

• A empresa possui um grande fluxo de documentos financeiros
  
• Não há uma estrutura bem organizada para armazenar os documentos
• Encontrar os documentos necessários é demorado
• Não há arquivo eletrônico de documentos
• Os dados devem ser inseridos manualmente no sistema ERP
• A empresa tem várias divisões, cada uma com seu próprio departamento de contabilidade

Solução

Um arquivo eletrônico de documentos financeiros projetado para digitalização e processamento de documentos com posterior armazenamento em MS SharePoint. O número médio possível de documentos digitalizados por semana é superior a 10.000. 

Os seguintes tipos de documentos são processados no sistema:

• Certificados de aceitação
• Faturas
• Contratos
• Detalhes de pagamento (com base no contrato)
  

O arquivo eletrônico armazena informações sobre a localização física do documento e seus movimentos. Isso simplifica a busca de documentos originais e garante um armazenamento seguro.

Funções

• Automação da digitalização de documentos financeiros
• Geração de diferentes tipos de códigos de barras para processamento de documentos de fluxo
• Verificação e aprovação da integridade dos documentos e correção dos atributos do documento com a capacidade de comentar e salvar o histórico de comentários
• Verificação automatizada de atributos de documentos com base nas informações do sistema ERP
• Capacidade de adicionar documentos a um arquivo específico
• Registro de todos os documentos digitalizados no arquivo

Benefícios

• Pesquisa conveniente e rápida para qualquer documento solicitado
• Aumento da velocidade de processamento de documentos
• Controle do recebimento real de bens e serviços pelas pessoas responsáveis
• Custos operacionais reduzidos
• Melhor tempo de resposta para documentos potencialmente problemáticos
• Segurança garantida dos documentos
  

Principais benfeitores

Organizações de grande e médio porte em qualquer setor
Usuários: departamentos de RH e todos os funcionários da empresa

Você precisa desta solução, se:

• O tempo do departamento de RH é consumido resolvendo tarefas rotineiras
• A empresa tem uma estrutura organizacional complexa
• Pesquisar informações em documentos é demorado
• Você tem desafios com o desenvolvimento e retenção de pessoal
• Os funcionários têm níveis de produtividade abaixo do padrão 

Solução

A TerraLink oferece o desenvolvimento de um portal empresarial baseado em MS SharePoint, a plataforma líder e mais funcional para suporte ao autoatendimento e agilização dos processos de RH.

O portal empresarial contém um conjunto de páginas e serviços úteis para os colaboradores que lhes permitem aceder aos serviços necessários dentro da empresa. Esses incluem:

• Páginas de informações - sobre a empresa, missão, valores, gestão, notícias, livros de referência e bibliotecas
• Serviços e páginas corporativas - solicitações de material de escritório, impressão de cartões de visita, reserva de salas de reunião, listas telefônicas corporativas e estruturas organizacionais atualizadas
• Serviços divisionais:
  • Para RH - calendário de férias, solicitações de recrutamento, verificação de referências
  • Para TI – central de atendimento, solicitações de atualizações de perfil e acessos
  • Para marketing – pedidos de lembranças e serviços de impressão, catálogos de materiais de marketing
  • Para legais – solicitações de preparação e revisões de contratos, documentos estatutários
• Serviços sociais e comunicação – fóruns corporativos e divisionais, pesquisas, blogs, concursos
• Pesquisas inteligentes – dicas no estilo do Google, pesquisa no portal, servidores de arquivos, bancos de dados, sistemas de terceiros

Funções

• Informar os funcionários sobre as novidades da empresa
  
• Organização de programas de motivação de funcionários
• Preservação da experiência em uma única base de conhecimento
• Capturar novas ideias e receber feedback da equipe
• Automação de processos de rotina em toda a empresa
• Integração com sistemas contábeis e aplicativos de escritório

Serviços adicionais da TerraLink

• Auditoria do portal empresarial
  
• Design adaptável, redesenho e melhoria da usabilidade do portal corporativo existente
• Suporte técnico de portais empresariais
• Migração de soluções de portal para versões mais recentes do SharePoint
• Migração do portal para a nuvem (Office 365)
• Projeto do portal na nuvem (Office 365)

Benefícios comerciais

• Aumento do índice de engajamento dos funcionários para 80-90%
  
• Otimização da produtividade do departamento de RH
• Aprimoramento das competências da equipe
• Despesas operacionais reduzidas
• Desenvolvimento de comunicações horizontais e verticais
• Colaboração eficiente entre funcionários

Principais benfeitores

Empresas com unidade de vendas em campo ou equipe de promotores, como:

• Indústria de perfumes e cosméticos
  
• Setor bancário e de seguros
• Empresas de bebidas e bens de consumo em rápida evolução
• Fabricantes de produtos médicos e de saúde

Usuários: departamentos de marketing e vendas, departamentos de RH

Você precisa desta solução, se:

• Um grande número de funcionários está voltado para o cliente ou fornecedor, incluindo fornecedores, promotores, representantes médicos, consultores, etc.
  
• Fornecedores e consultores de campo trabalham em horários diferentes
• Os funcionários se mudam com frequência dentro de uma cidade ou entre cidades
• Os vendedores e promotores se especializam em diferentes produtos e serviços, por isso participam de diferentes sessões de treinamento, e os treinamentos podem ocorrer durante o horário de trabalho. Essas informações devem ser levadas em consideração ao elaborar um cronograma resumido dos trabalhadores de campo.

Solução

O sistema de gerenciamento de equipe de vendas de campo na plataforma MS SharePoint foi projetado para estruturar informações, organizar e monitorar o trabalho dos trabalhadores de campo. 

O sistema gerencia três aspectos: 

• Horários de turnos e acompanhamento do tempo dos funcionários
  
• Distribuição de funcionários por pontos de vendas
• Cronogramas de treinamento

No sistema de gestão da equipe de vendas de campo, uma programação planejada é gerada automaticamente e as horas totais de trabalho são calculadas no final do mês. Os horários de trabalho são enviados automaticamente aos funcionários. Os funcionários também são informados através do sistema sobre as alterações no cronograma. A solução permite gerar relatórios para gestão e subcontratados.

A solução possui fluxos de trabalho personalizáveis para aprovação conveniente e rápida de alterações nos horários de trabalho. 

Funções

• Manter um único banco de dados de todos os funcionários de campo
  
• Formação de uma programação consolidada para todos os pontos de venda
• Cálculo de horas de trabalho planejadas e reais
• Criação e edição de agendas individuais
• Geração automática de um cronograma de trabalho consolidado para todos os funcionários em campo
• Informar os funcionários em tempo hábil sobre mudanças nos horários de trabalho por e-mail
• Geração de relatórios para gestão e pontos de venda

Benefícios

• Economize tempo preparando e coordenando os horários de trabalho dos funcionários
  
• Interatividade: fazer alterações e receber confirmações on-line
• Os pontos de venda têm funcionários independentemente das mudanças nas circunstâncias
• Acompanhamento de tempo preciso para transparência nos cálculos da folha de pagamento financeira

Principais benfeitores

Fabricantes, grupos industriais, mineradoras, fábricas interligadas

Usuários: RH, especialistas técnicos, engenheiros

Você precisa desta solução, se:

• Você tem vários sites de produção, cada um dos quais usa tecnologias exclusivas e determinado know-how
  
• Trabalhadores, engenheiros e técnicos têm conhecimentos exclusivos relacionados à sua especialização
• A experiência e as tecnologias são documentadas parcialmente ou não são descritas de forma alguma
• As instalações industriais e os funcionários não compartilham as melhores práticas e conhecimentos de produção

Solução

Um sistema para criar e manter um conhecimento técnico chamado 'Base de Conhecimento'. A solução é implementada na plataforma MS SharePoint. É composto por três módulos:

• Pessoas – Este módulo coleta, analisa e avalia o conhecimento de todos os colaboradores da empresa. Especialistas em processos e seus sucessores também são identificados.
  
• Processos – Processos exclusivos e etapas críticas são identificados. Todas as informações sobre os equipamentos utilizados, modos e ciclos de produção são armazenadas eletronicamente.
• Equipamento – Os dados sobre o equipamento e suas características são armazenados e mantidos, incluindo os status detalhando se o equipamento está disponível ou carregado e em quais processos ele é usado.

Para manter as informações dos especialistas, as etapas críticas do processo e os equipamentos disponíveis atualizados, são necessárias avaliações regulares. Em cada módulo, você pode configurar um intervalo de recorrência de auditoria e o processo será iniciado automaticamente. 

A base de conhecimento possui fluxos de trabalho personalizáveis e se integra a sistemas de TI e diretórios corporativos existentes. 

Funções

• Uma revisão passo a passo dos processos de produção, equipamentos relacionados, documentação e métricas
  
• Registro de informações técnicas e conhecimentos tecnológicos em um arquivo eletrônico centralizado
• Automação de busca e identificação de etapas-chave em processos tecnológicos
• Compartilhamento de experiências e práticas recomendadas de dimensionamento
• Benchmarking, auditorias técnicas, identificação de gargalos em processos tecnológicos

Benefícios comerciais

• Retenção de conhecimentos técnicos na empresa
  
• Aumento do capital intelectual
• Criação de uma comunidade de especialistas e desenvolvimento de um sistema de orientação
• Pesquisa fácil de informações críticas e úteis
• Melhoria da eficiência de processos e equipamentos tecnológicos
• Aumento da eficiência das decisões gerenciais devido ao recebimento oportuno das informações dos relatórios

Principais benfeitores

Empresas de serviços e varejo com grande volume de compras para necessidades internas.

Usuários: departamentos de finanças ou compras

Você precisa desta solução, se:

• Sua empresa possui uma quantidade significativa de compras, como computadores, papelaria, souvenirs, etc
  
• A aprovação de pedidos de compra e pagamentos pode levar muito tempo
• Você gasta muito tempo planejando seus pagamentos
• A negociação de contratos com fornecedores atrasa significativamente o processo de aquisição

Solução

‘Purchase to Pay’ é uma solução complexa para automação de compras na plataforma MS SharePoint. Inclui vários módulos:

• Controle de orçamento
  
• Gerenciamento de compras
• Aprovação de pedidos de compra
• Aprovação de solicitações de pagamento
• Negociação de contratos com fornecedores
• Automação de tesouraria no que diz respeito à parte de despesas do orçamento de fluxo de caixa, controle e planejamento de pagamentos

Funções

O sistema ‘Purchase to Pay’ resolve as tarefas de todos os participantes no processo de aquisição.

Iniciadores de pagamento e gerentes de compras

• Iniciação e aprovação do pedido de compra
  
• Processamento de documentos online, rastreamento de status, controle de alterações de documentos, confirmação, solicitações de informações adicionais, etc.

Finanças

• Processamento de pedidos de pagamento (registo de factos de recepção de serviços/bens e documentos de fecho, aprovação de pedidos de pagamento, transferência de informação para sistema ERP para registo e realização de pagamentos)
  
• Controle de orçamento com compras vinculadas a orçamentos planejados e reais, itens de despesas, tipos de orçamentos, limites de gastos com capacidade de gerar relatórios operacionais
• Integração bidirecional com o ERP e os sistemas de orçamento

Legal

• Gestão de contratos de compra (criação, registro, aprovação, recebimento de cópia digitalizada do documento assinado, armazenamento em repositório)
  

Administradores de TI

• Ajustes flexíveis dos processos de aprovação com a ajuda do editor visual
  

Benefícios comerciais

• Automação de todos os processos de negócios e procedimentos de aquisição
  
• Aumento da transparência no processo de aquisição
• Despesas operacionais reduzidas
• Controle e acompanhamento dos prazos de pagamento e entrega
• Redução de papelada

Principais benfeitores

Solução intersetorial para empresas que realizam regularmente licitações e propostas de produtos e serviços

Usuários: departamentos de compras e financeiro

Você precisa desta solução, se:

• Sua empresa costuma lançar lances/licitações
  
• Chegar a um acordo interno sobre os termos e condições e liberar uma oferta ou proposta é demorado
• A revisão de propostas de fornecedores e o processo de tomada de decisão podem demorar meses

Solução

A TerraLink oferece uma solução modular abrangente para automatizar os procedimentos de licitação na plataforma MS SharePoint. O sistema suporta propostas abertas e fechadas. A modularidade permite que você obtenha apenas a funcionalidade que você precisa:

• O módulo principal suporta a publicação de uma licitação/licitação e suas condições, além de monitorar seu status em cada etapa do processo
  
• O módulo analítico contém um algoritmo para identificar a melhor oferta para atender aos critérios estabelecidos
• O módulo "Fornecedores" adiciona funcionalidades aprimoradas para interação com fornecedores
• O módulo de integração com a solução ‘Purchase to Pay’ permite integrar o processo de licitação ao sistema de automação de compras (Purchase to Pay)

A solução pode ser implantada na nuvem, o que significa custos mínimos ou inexistentes de manutenção de infraestrutura para garantir segurança adicional das informações ao trabalhar com novos fornecedores.

Funções

• Mecânica transparente para selecionar o melhor fornecedor
  
• Integração com o sistema ERP para carregamento de um diretório de fornecedores e tipos de compras
• Reter todas as informações sobre compras e fornecedores no sistema
• Classificação do fornecedor com base no histórico de relacionamento

Benefícios comerciais

• Compra de produtos ou serviços a um custo ideal
  
• Sem compras duplicadas
• Tempo reduzido para aprovações e negociações
• Máxima flexibilidade nos procedimentos de aquisição
• A análise de compras anteriores permite a otimização de custos futuros
• Planejamento e execução integrados de atividades de compras

As soluções de relatórios e análises da TerraLink são alimentadas pela plataforma de Business Intelligence da Microsoft, criando um conjunto de ferramentas que permitem que as organizações tomem decisões com base em informações confiáveis de fontes internas e externas.

Para facilitar a compreensão, todos os dados são transformados em representações visuais atraentes. As soluções de Business Intelligence ajudam você a monitorar sua situação e tomar decisões informadas e oportunas.

Solução

• Todos os dados de negócios disponíveis em um painel
• Relatórios visuais e interativos
• Elementos visuais integrados para exibir informações em diferentes dispositivos
• Análise consistente em toda a organização

Benefícios comerciais

• Aumento da transparência e controle
• Tempo reduzido para preparar relatórios
• Melhor qualidade das decisões de gestão graças a informações confiáveis
• Monitoramento de desempenho on-line

Para departamentos financeiros

• Planejamento e controle da gestão orçamentária
  
• Análise de fluxo de caixa
• Consolidação das demonstrações financeiras
• Análise de históricos de pagamentos de fornecedores
• Avaliação e mitigação de riscos

Para vendas e marketing

• Avaliação em tempo real da implementação dos planos
  
• Análise de KPI dos gerentes de vendas
• Cálculos de bônus dos gerentes de vendas
• Análise de vendas por produtos e serviços em unidades de negócios e territórios
• Monitorar a dinâmica de vendas e identificar a sazonalidade
• Previsão de demanda
• Análise de tendências e padrões de comportamento do consumidor
• Análise das atividades de promoção e identificação dos canais de vendas mais eficazes

Para produção e logística

• Gerenciamento e controle de estoque
  
• Acompanhamento de prazos de entrega e análise de fornecedores
• Formação de planos de produção ideais
• Gerenciamento de suprimentos operacionais

Para RH

• Avaliação das qualidades atrativas da empresa para potenciais candidatos: nível de atividade, ofertas competitivas, satisfação dos funcionários
  
• KPIs do processo de recrutamento: número de vagas por recrutador, percentual de candidatos externos, taxa de rotatividade, velocidade de preenchimento das vagas em aberto
• Planejamento de sucessão de pessoal: porcentagem de funcionários e vagas no plano de sucessão, qualidade das opções de sucessão, qualidade do treinamento de sucessão, eficiência do trabalhador
• Planejamento e fornecimento de treinamento: cobertura de treinamento, número de horas de treinamento por funcionário, porcentagem de treinamento obrigatório

Project Business Intelligence é uma solução para análise de dados de atividades nos projetos da sua empresa. Ele reúne dados de projetos e indicadores financeiros, automatiza a coleta de dados e cria relatórios interativos sob demanda. Isso consiste de:

• Sistema de KPIs, com visualização dos principais indicadores de desempenho disponíveis na web ou aplicativo móvel
  
• Painel, fornecendo visualização de dados do projeto de todos os sistemas de fonte de dados
• Relatórios multidimensionais baseados na interface familiar do Excel

Você precisa desta solução, se:

1. As atividades do projeto não estão alinhadas e compatíveis com as finanças:
   • A execução do projeto não está vinculada a cronogramas contratuais ou de pagamento, portanto existe o risco de trabalhar sem ter os acordos devidamente assinados.
   • Você não entende quais projetos são lucrativos e quais não são, e até que ponto.
2. Seus dados estão fragmentados:
   • Os dados do projeto e os dados de recebimento de pagamento são armazenados em diferentes silos, como CRMs, faturamento, ERP e sistemas de gerenciamento de projetos.
3. Os relatórios são preparados manualmente, com preparação demorada e relatórios subsequentes sendo estáticos:
   • Relatórios não podem ser feitos em solicitações urgentes e podem conter erros devido a fatores humanos.
     
   • A detecção de alterações requer a comparação manual de relatórios em diferentes períodos.

Solução

• Conjunto de KPIs e gráficos visuais coloridos
  
• Recursos avançados de visualização de dados em formato de painel
• Visualize relatórios por meio de uma interface da Web ou aplicativo para dispositivos móveis
• Vários detalhes são possíveis nos relatórios: intervalo de tempo, clientes, detalhamento por receita/custos/contratos, dinâmica de execução (veja como "Trabalho em andamento" muda do início ao fim do período)
• Relatórios predefinidos e capacidade de criar relatórios em tempo real
• Drilldown com relatórios interativos avançados do Excel
• Integração com o SharePoint 2013/2016/2019
• Modelo de segurança configurável baseado em função

Benefícios comerciais

Riscos reduzidos associados a decisões erradas ou tardias:

• A gerência tem informações sobre os principais KPIs do projeto 24 horas por dia, 7 dias por semana, mesmo em um smartphone.
  
• Se necessário, você pode acessar a interface do dashboard e ver a imagem com mais detalhes, avaliando a dinâmica dos projetos no contexto de custos internos, cumprimento de prazos e recebimento de pagamentos.
• Os gerentes de projeto podem ter uma visão geral on-line de todos os seus projetos.

Você precisa desta solução, se:

O farm do SharePoint está apresentando erros que causam tempo de inatividade para aplicativos críticos para os negócios.  Os erros são difíceis de identificar e corrigir rapidamente por vários motivos:

• Os registros são armazenados em forma de texto, o que dificulta a localização das informações necessárias
  
• Os registros contêm muitas entradas unidas por um ID de correlação
• Se um farm do SharePoint estiver localizado em vários servidores, os logs serão criados em cada um
• Quando surgem problemas na operação do farm do SharePoint, é difícil rastrear a dependência entre alterações nas configurações ou a instalação de novas soluções e erros nos logs
• Falta de informações sobre a carga atual nos servidores

A falta de funcionalidade para análise de log e erro no SharePoint leva ao seguinte:

• Possíveis perdas financeiras devido ao tempo de inatividade de soluções e aplicativos do SharePoint 
  
• Pesquisa e filtragem demoradas de registros necessários que criam uma resposta atrasada a erros

Solução

Log Tornado é uma solução para análise de logs e erros. Fornecido como um serviço de assinatura baseado em nuvem, é implementado na plataforma Microsoft Azure com os seguintes componentes incluídos:

• Azure Log Analytics (OMS) para transferência de dados, armazenamento e isolamento de dados de diferentes clientes
  
• Armazenamento de Blobs do Azure para armazenamento de longo prazo
• Elasticsearch ou API Log Search para pesquisa e visualização

Funcionalidades

• Coleta, armazenamento e análise de logs do SharePoint
  
• Visualizando e trabalhando com logs na interface da web: pesquise por atributos, exporte para o Excel
• Status de eventos. Configurando notificações de eventos e seus status por e-mail e SMS. Receber notificações por e-mail ou SMS sobre eventos com determinados critérios.

Benefícios comerciais

• Reduzindo o risco de inatividade dos serviços, resultando em aumento de lucros
  
• Receção oportuna e regular de informações atualizadas sobre o desempenho dos servidores do SharePoint
• Identificação imediata e eliminação de erros no SharePoint

O Workflow Analytics foi desenvolvido para usuários do Microsoft SharePoint e do serviço de fluxo de trabalho interno.

Você precisa desta solução, se você:

• Falta de informações sobre a eficácia dos processos de negócios
  
• Não é possível rastrear dados sobre a conquista ou desvio dos principais indicadores de desempenho (KPIs) para processos de negócios
• Sofrem com a execução lenta de fluxos de trabalho
• Falta análise integrada para processamento de fluxo de trabalho no Windows Workflow

Solução

O Workflow Analytics analisa a eficácia dos processos de negócios. É fornecido como um serviço de nuvem por assinatura. Baseado na plataforma Microsoft Azure, inclui:

• Serviço de Aplicativo para API Web (carregando dados de fluxo de trabalho para o Azure para análise adicional)
  
• Banco de dados SQL para armazenamento de dados operacionais
• Aprendizado de máquina para prever os tempos de conclusão do processo
• Power BI incorporado para criar painéis
• Armazenamento de Blobs do Azure para armazenamento de longo prazo

Funcionalidade

• Detecção de desvios por indicadores-chave de desempenho dos processos de negócios
  
• Identificação de processos de negócios duplicados para otimizar as atividades operacionais
• Determinando as etapas do processo em que ocorrem atrasos
• Identificando os usuários mais ativos (funcionários e departamentos) dos serviços de fluxo de trabalho
• Exibindo a visão geral de todos os processos e todos os departamentos

Benefícios comerciais

• Avaliação do desempenho de um departamento ou de um funcionário específico
  
• Tomar decisões para otimizar processos de negócios com base em dados reais
• Identificando a necessidade real em soluções de TI existentes ou adicionais
• Informações resumidas sobre os processos de negócios atuais e links entre eles

A Auditoria de Uso do SharePoint foi desenvolvida para empresas com um portal corporativo baseado no Microsoft SharePoint.

Você precisa desta solução, se:

• Não está claro como os funcionários usam o portal corporativo; com que frequência, quais departamentos são mais ativos ou quais páginas são mais visitadas
  
• É difícil rastrear quais serviços do portal eles usam e quais não
• A página principal é aberta por padrão, mas você não sabe se os funcionários a lêem e a usam

Solução

A Auditoria de Uso do SharePoint analisa o comportamento do usuário no portal corporativo. É fornecido como um serviço de nuvem disponível por assinatura. Baseado na plataforma Microsoft Azure, inclui:

• Aplicativos de API - para coletar informações
  
• Armazenamento BLOB - para armazenamento de longo prazo
• Data Factory - para processamento e agregação de dados
• Azure SQL - para armazenar dados processados e agregados
• Power BI e aplicativos Web - para visualização de dados e geração de relatórios

Benefícios comerciais

• Medindo o envolvimento do usuário no portal corporativo
  
• Exibindo dados em um formato visual simples
• Acompanhamento de visitas ao portal por tipo (referências diretas, referências de outros sites)
• Mapas de calor das páginas do portal
• Ações de rastreamento no portal em uma única página, incluindo:
  • Downloads de arquivos 
  • Cliques em links
  • Número de páginas visualizadas por visita
  • Duração da visita

• Monitoramento de metas e suas conversões
• Capacidade de criar relatórios personalizados com diferentes visualizações:
  • Atividade por divisão ou departamento
  • Usos do serviço
  • Número de páginas visualizadas por período
  • Número de usuários por período
  • Navegadores da Web usados
  • Referências ao portal por fonte