Gerenciamento e Automação de Documentos Digitais para a Empresa Inteligente

Ninguém quer ser chamado de 'empurrador de papel' hoje em dia. A conotação do termo tornou-se a de negatividade e desperdício, mas a função do papel do papeleiro não desapareceu à medida que as organizações se esforçam para se tornarem digitais. Na maioria dos casos, o processamento do documento digital ainda requer a função de “empurrador de papel”, seja para roteamento, marcações, revisões, aprovações, indexação ou arquivamento.

A remoção do papel teve o efeito de aumentar o problema de gerenciamento de documentos. Pilhas de papel tornaram-se terabytes de arquivos. As organizações estão tendo que lidar com vários pontos de ingestão, tipos de arquivos e repositórios. Além da captura básica para colocar o papel em formato digital, a verdadeira realização do valor ocorre quando os documentos são digitalmente acessíveis, compartilháveis e pesquisáveis.

Automatizando o Empurrador de Papel

As avaliações dos processos operacionais e transacionais atuais normalmente revelam um status quo de classificação manual dentro das organizações. Uma empresa nacional de serviços e manutenção automotiva que processa centralmente 20 caixas bancárias por mês com uma média de 5.000 conhecimentos de embarque e documentos de localização de lojas relacionados exigia vinte pessoas para concluir a ingestão e indexação de documentos.

A aplicação de otimizações permitiu a automação do processo de extração de dados para encontrar, extrair e classificar informações importantes de documentos complexos e variáveis com base em regras de extração de dados para reconhecer tipos de palavras padrão e outras opções de identificação de documentos. Para validar e melhorar a precisão da autoclassificação, foram implementadas regras para verificar os dados extraídos em relação ao sistema de banco de dados mestre e para verificar as informações em relação a regras condicionais de negócios simples a complexas para identificar problemas de dados.

Os resultados da implementação da captura inteligente para a empresa nacional de serviços automotivos foram dramáticos. Com os processos de captura automatizados e as regras de extração de dados funcionando, um indexador agora lida com o mesmo volume mensal de documentos que antes exigiam vinte pessoas.

Saiba mais sobre este tópico na apresentação do TerraLink " Não se trata de papel" da conferência Toronto OpenText Enterprise World de 2019.