Lista de Verificação de Implementação do ECM

2020 deve ser o ano em que sua organização repensa sua estratégia de Enterprise Content Management (ECM)?

As plataformas de ECM atuais simplificam todos os aspectos do conhecimento de negócios de uma empresa e são a base para a transformação digital. Plataformas de ECM eficazes agora permitem a criação, distribuição e gerenciamento contínuos de conteúdo transnacional, operacional e não estruturado; bem como armazenamento seguro de dados e pode garantir a conformidade regulatória. Funcionários de diferentes departamentos podem acessar instantaneamente informações que antes eram isoladas, agilizando simultaneamente os processos de tomada de decisão e fortalecendo o atendimento ao cliente.

A Análise de Soluções relata que até 15% das organizações com plataformas de ECM de capacidade limitada estão configuradas para alterar sua solução existente até o final de 2020.

Esteja você dando os primeiros passos para usar um sistema ECM ou procurando atualizar sua plataforma atual para uma mais adequada às necessidades do seu negócio, várias considerações são fundamentais. Dedicar um tempo para avaliar o que você precisa pode deixar seus objetivos claros, ajudá-lo a entender o processo de configuração e levar à adoção bem-sucedida do novo sistema pelos usuários e aos processos de negócios resultantes. Organizacionalmente, trabalhe com a lista de verificação abaixo à medida que avança com sua estratégia de ECM.

Por que precisamos de um ECM? O que esperamos alcançar?

A enorme funcionalidade dos sistemas ECM líderes de hoje significa que há um vasto potencial para desbloquear eficiências organizacionais significativas. Passe algum tempo decidindo o que exatamente você deseja que seu ECM alcance e como ele transformará as operações diárias de sua empresa. Você está visando especificamente promover o trabalho colaborativo? Seu foco está na proteção de ativos de conhecimento de negócios cruciais?

Como aumentaremos a adoção do usuário?

Como qualquer processo de mudança, a implementação bem-sucedida de um novo sistema de ECM requer uma comunicação clara e regular a todos os funcionários. Reserve um tempo para explicar por que a plataforma ECM está sendo trazida para a organização e demonstre como ela tornará as tarefas diárias mais rápidas e fáceis. Quando a implementação estiver concluída, circule os manuais de treinamento e considere a realização de sessões de treinamento presenciais.

No local ou na nuvem?

Ambas as opções têm suas vantagens. As instalações de ECM no local, por exemplo, oferecem velocidade, segurança e controle. As implementações em nuvem, no entanto, podem ser mais econômicas e o uso de vários servidores fornece proteção adicional caso algum servidor individual falhe. Um modelo híbrido, usando infraestrutura local juntamente com capacidade extra sob demanda na nuvem, é outra opção que é consistentemente popular.

Quais funcionalidades são mais importantes?

Embora indexação, pesquisa, fluxo de trabalho e repositório seguro estejam entre as funcionalidades mais populares na maioria das plataformas de ECM, é importante considerar exatamente o que você está procurando. Com o faturamento de custo por recurso particularmente predominante em produtos baseados em nuvem, há uma oportunidade significativa de reduzir custos e manter as despesas enxutas simplesmente planejando e entendendo quais recursos você precisa e quais não.

Seu parceiro de implementação tem a experiência certa?

Escolher um parceiro de implementação pode ser uma tarefa difícil. Você está confiando em seu parceiro o futuro de suas operações de negócios, por isso é vital encontrar uma empresa com um histórico comprovado e especialistas comprovados para orientar sua equipe de projeto.

Na TerraLink, somos consultores certificados de ECM e parceiros fornecedores reconhecidos. Trabalhamos em estreita colaboração com os principais fornecedores de ECM, incluindo OpenText, IBM e Microsoft. A TerraLink foi nomeada a Revendedora Global do Ano da OpenText (2016).

Nossos mais de 25 anos de experiência, além de nossa equipe dedicada de mais de 700 pessoas operando em seis países, dão a você a confiança de que podemos aconselhá-lo sobre a melhor plataforma de ECM para sua organização. Somos capazes de aconselhar de forma única sobre como seu sistema ECM existente ou novo pode ser integrado às suas tecnologias existentes e se uma instalação no local ou na nuvem seria mais adequada às suas circunstâncias de negócios.