Sistema EDM transforma processos de RH na indústria de telecomunicações
Sumário Executivo
Uma empresa líder em telecomunicações precisava digitalizar totalmente seu processo de contratação. Como parte deste projeto, planejou implementar assinaturas digitais para 10 tipos de documentos de contratação. A empresa implementou um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (EDM) baseado no OpenText eXtended ECM versão 16.2.0 e eliminou documentos em papel do processo de contratação.
Desafios de Negócios do Cliente
Uma empresa líder em telecomunicações escolheu levar seu processo de contratação para o próximo nível, eliminando 100% dos arquivos e processos em papel. A empresa já estava usando a solução OpenText, então a equipe decidiu adicionar novos recursos ao sistema existente. A solução precisava suportar uma assinatura eletrônica para todos os funcionários e garantir a troca de documentos eletrônicos entre o empregador e um novo contratado em todas as etapas do processo de contratação.
Contribuição da TerraLink
Para que os benefícios do EDMS sejam plenamente realizados, a TerraLink começou com uma análise profunda de todos os documentos e processos de negócios envolvidos no processo de contratação. Durante essa análise, a equipe do projeto descobriu que vários tipos de documentos não estavam mais em uso. Estes foram eliminados. Em seguida, a equipe dividiu os documentos restantes em tipos e decidiu quais precisavam ser digitalizados.
A equipe do projeto também implementou recursos de assinatura eletrônica. Todos os documentos com assinatura são armazenados em um repositório eletrônico, com controles de permissão baseados nas funções dos usuários no processo de contratação. Assim, o novo sistema de gestão de documentos proporcionou controle de acesso e gerenciamento de permissões, garantindo que os funcionários autorizados tivessem acesso aos documentos certos no momento certo de acordo com seus direitos de acesso.
Resultados de Negócios do Cliente
Como resultado do projeto, o departamento de RH ganhou a capacidade de contratar novos funcionários remotamente por meio de assinaturas eletrônicas e troca de documentos eletrônicos. Além disso, o novo processo de contratação não só funciona duas vezes mais rápido que antes, mas também economiza cerca de 30 folhas de papel por nova contratação. Os novos recursos permitiram que a empresa contratasse 1.000 novos funcionários em seis meses.
Atualmente, o sistema abrange a sede da empresa, 10 filiais e um centro de serviços compartilhados. Suporta 40.000 usuários. O cliente apreciou especialmente os benefícios do sistema durante a pandemia, quando o departamento de RH conseguiu contratar pessoas sem visitar o escritório.
Outras Histórias de Sucesso
