Melhorando os processos de sourcing e compras na indústria química com SAP Ariba
Sumário Executivo
Um grande fabricante de produtos químicos precisava fortalecer o controle de custos e melhorar a eficiência dos processos de aquisição. A TerraLink implantou uma solução baseada no SAP Ariba para garantir compras transparentes e automatizadas, desde a origem até o pagamento. Os novos e modernizados processos de fornecimento e aquisição ajudaram a empresa a economizar recursos financeiros e reduzir a carga de trabalho operacional.
Desafios de Negócios do Cliente
O grande fabricante de produtos químicos precisava automatizar seu processo de aquisição para melhorar a colaboração com os fornecedores. Anteriormente, os funcionários da empresa criavam pedidos de compra no sistema contábil e depois os transferiam para o Excel para processamento posterior. Além disso, eles costumavam enviar pedidos de compra aos fornecedores por e-mail e inserir manualmente suas respostas em planilhas. Portanto, o fabricante estava ansioso para otimizar o processo de aquisição e torná-lo transparente. Ela decidiu pelo SAP Ariba, porque um fator importante para a escolha de uma solução baseada em nuvem foi a capacidade de implantá-la rapidamente.
Contribuição da TerraLink
O fabricante escolheu a TerraLink como fornecedora de soluções porque tínhamos uma experiência considerável com projetos semelhantes.
Primeiro, a equipe do projeto configurou o módulo Ariba Sourcing para lidar com os processos de negócios do cliente. Ele definiu funções de usuário, criou modelos e configurou fórmulas. Em seguida, a equipe implantou o módulo Ariba Supplier Information and Performance Management (SIPM). O SIPM forneceu ao cliente um banco de dados único de fornecedores e apoiou o processo de qualificação de fornecedores. Finalmente, os especialistas da TerraLink implementaram o Procure-to-Pay. Este módulo coleta os pedidos de compra e os transfere para o módulo Sourcing. O módulo Sourcing envia automaticamente os pedidos aos fornecedores. Em seguida, o sistema coleta todas as ofertas recebidas e gera uma lista de ofertas resumida.
Quando a empresa iniciou o projeto, havia poucos casos de implantação do módulo Sourcing no mundo. Assim, a equipe do projeto enfrentou vários desafios que eram completamente novos para a indústria e não havia experiência em resolvê-los. Apesar disso, os especialistas da TerraLink resolveram com sucesso todos os problemas e o fabricante começou a usar o módulo Sourcing cinco meses após o início do projeto.
A TerraLink apoiou o processo de adoção do usuário e conduziu sessões de treinamento para que os usuários pudessem usar o sistema com sucesso e facilidade.
Agora os gerentes de compras podem filtrar as propostas de acordo com os critérios exigidos – o melhor para os melhores preços, o melhor preço para todos os lotes etc. – e obter os resultados em uma planilha com apenas um clique. Além disso, o departamento de compras pode personalizar relatórios analíticos de acordo com as necessidades pessoais. Os fornecedores, por sua vez, podem revisar pedidos de compra, verificar requisitos e datas de entrega e adicionar suas ofertas de acordo com essas informações. O sistema garante que os fornecedores não possam ver as propostas de seus concorrentes até que o procedimento seja concluído.
Resultados de Negócios do Cliente
O novo sistema permitiu à empresa consolidar 5.000 fornecedores em um único banco de dados e cadastrar mais de 200 novos fornecedores em dois meses. Ao aumentar o número de fornecedores, a empresa melhorou a qualidade de seu processo licitatório. A solução tornou-se uma ferramenta essencial para os colaboradores, proporcionando-lhes acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, inclusive por meio de dispositivos móveis. Isso se reflete no aumento do interesse dos funcionários em métodos e técnicas modernas de aquisição, como leilões online.
A empresa atingiu seu objetivo principal aumentando a eficiência e a transparência do processo de compras. Além disso, a automação resultou em uma redução de quatro vezes no tempo gasto em operações de rotina. A abordagem integrada permitiu que a empresa reduzisse os preços de aquisição em 5%, em média. Em alguns casos, esse número chegou a 25%. Tudo isso resultou em uma economia financeira significativa para a empresa em apenas seis meses. A empresa tornou-se membro da rede global SAP Ariba, que tem mais de dois milhões de usuários. Esta implementação foi reconhecida como um dos projetos mais bem executados da empresa.
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